Ako plánovať a riadiť procesy projektu

Častokrát keď začínam nový projekt, mám v hlave mnoho vecí, ktoré je potrebné spraviť. Najskôr som si všetko zapisoval do zošita, ktorý som nosil stále so sebou a neskôr som začal využívať rôzne aplikácie s todo zoznamami.

Podobný problém som mal aj v prípade, keď som mal na zodpovednosti riadenie projektu pre niekoľkých ľudí naraz. Potreboval som nájsť efektívny spôsob ako komunikovať s ľuďmi a riadiť ich aktivity tak, aby sa na nič nezabúdalo a zároveň aby som mal prehľad o tom, čo sa v celom tíme deje. Od začiatku som na takéto riadenie a dohadovanie využíval emaily alebo neskôr zdieľaný google dokument, ku ktorému mal každý prístup na editáciu. Postupom času, keď projekt rástol sa však emaily staly neefektívnymi, hlavne ak šlo o to, ako dohľadať komunikáciu a závery z rôznych aktivít. Taktiež aj Google dokument sa postupom času stal čoraz viac neprehľadnejším. Hľadal som teda niečo vhodnejšie.

Čo je Trello?

Momentálne využívam nástroj Trello so všetkými jeho bezplatnými funkciami. Je to nástroj, ktorý je primárne vyvinutý pre projekty riadené formou Kanban (https://en.wikipedia.org/wiki/Kanban_%28development%29). Častokrát je Trello spájané aj s prístupom GTD (https://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done), čo je skôr time managment prístup na riadenie procesov. Dá sa ale využiť aj na jednoduchšie plánovanie, ako napr. plánovanie úloh v rodine ;).

Prečo som sa rozhodol práve pre Trello?

  • rieši všetky moje problémy spomenuté vyššie
  • prehľadne usporiadané a systematicky organizované
  • v prípade, že ktorýkoľvek z mojich projektov sa rozšíri, bude stále efektívnym nástrojom
  • dokážem ním riadiť procesy svoje a zároveň aj procesy viacerých ľudí v rámci projektu
  • mám prehľad o tom čo sa dialo, deje a ešte má udiať
  • môžem nastaviť emailové notifikácie pre mňa a ľudí z tímu
  • viem synchronizovať kalendár úloh z Trella do svojho kalendára
  • všetky tieto funkcie sú FREE

Nevýhody:

  • chýba offline editovanie úloh v aplikáciách pre smartfóny

Tento nástroj neobsahuje slovenskú mutáciu, ale nemal by to byť problém pre anglicky nehovoriacich ľudí. Je to jednoduchý nástroj, ktorý sa dá rýchlo naučiť a pochopiť. Viem, že nie všetci čitatelia tohto blogu vedia po anglicky, budem teda prekladať a vysvetľovať niektoré názvy.

Existuje ešte mnoho iných nástrojov na plánovanie a riadenie. Ak niekomu nevyhovuje Trello, dobrý prehľad môžte nájsť napr. na tejto stránke: https://zapier.com/blog/best-todo-list-apps/. Ja sa v tomto článku zameriam práve na Trello a ukážem vám ako ho využívam ja.

Hlavná projektová stránka

Úvodná stránka zobrazuje všetky dostupné projekty/tímy zadefinované v rámci Trella. Trello túto projektovú stránku nazýva po anglicky „Page“. Každý projekt obsahuje niekoľko tzv. „boardov“, alebo po slovensky panelov. Ako ukážku som vybral projektovú stránku tohto blogu na ktorej mám zadefinované zatiaľ dva boardy: „Blog Articles“ a „Web Setup“.

Trello - Hlavná obrazovka

Trello – Hlavná obrazovka

V časti „Members“, je možné pridať členov, ktorí na tomto projekte pracujú. Členovia musia mať už vytvorené konto na Trelle.

V časti „Settings“ sa nachádzajú nastavenia pre celý projekt. V bezplatnej verzii je možné nastaviť len viditeľnosť projektovej stránky buď na verejnú alebo privátnu.

Trello - Nastavenie projektovej stránky

Trello – Nastavenie projektovej stránky

Board

Po kliknutí na „Blog Articles“, sa otvorí board s námetmi pre tvorbu mojich blogových článkov. Funkciu celého boardu si môžte predstaviť ako nástenku, na ktorú sa nalepujú lepiace papieriky s poznámkami. Nástenka je pritom rozdelená do niekoľkých hlavných stĺpcov, ktoré sa nazývajú „listy“. Väčšinou som sa stretol s tým, že si ľudia definujú tieto tri listy:

  • Todo (Má sa spraviť)
  • In Process (Pracuje sa na tom)
  • Done (Spravené)

V každom liste je niekoľko „papierikov“, ktoré sa v terminológii Trella volajú karty (po anglicky „Cards“). Karty sa presúvajú podľa toho, v akom stave je vykonávanie konkrétnych úloh.

Ako príklad som vybral screenshot z plánovania písania článkov na tomto blogu. Zadefinoval som nasledovné listy:

  • To Do – názvy pre články, ktoré chcem napísať a zverejniť na tomto blogu
  • Výroky – výroky, ktoré ma zaujali a chcel by som zverejniť v niektorom z blogov
  • Think about – v tomto liste budem vytvárať karty s nápadmi a námetmi na články, ktoré bude najskôr si potrebné premyslieť alebo zvážiť či to bude vhodné na tomto blogu zverejniť. Ak sa rozhodnem, že blog napíšem, okamžite ho premiestnim do listu s názvom „To Do“
  • Doing – články na ktorých pracujem
  • Prepared to Publish – články, ktoré už sú napísané, zrevidované a čakajú už len na zverejnenie
  • Done – zverejnené články a výroky
Trello - Ukážka "boardu"

Trello – Ukážka „boardu“

Zvyknem karty odlišovať farebne podľa kategórií. V tomto prípade som zadefinoval nasledujúce farebné rozlíšenia pre karty:

  • modrá – články o internetových nástrojoch
  • žltá – námety na články od čitateľov
  • zelená – články s ľuďmi alebo o ľuďoch, ktorým sa podarilo dosiahnuť to, o čom začali snívať
  • slabo zelená – motivačné články
  • oranžová – články s marketingovými stratégiami
  • fialová – obsahujú karty s výrokmi
  • belasá – recenzie prečítaných kníh a blogov, vypočutých podcastov, školení ktoré som absolvoval

Prioritné karty presúvam na najvyššie miesta. Znamená to, že začínam pracovať vždy na článku, ktorý mám najvyššie v liste „To Do“. Týmto spôsobom sa celý board ešte viac sprehľadní.

Nastavenia a funkcionalita boardu

Na pravej strane sa nachádza menu board-u. Ak nie je zobrazené, stačí kliknúť v pravej hornej časti board-u na „Show Menu“.

Trello - Board menu link

Trello – Board menu link

Menu vyzerá nasledovne:

Trello - Hlavné board menu

Trello – Hlavné board menu

V menu je možné:

  • pridať samostatných členov tímu len pre tento board („Add Members“),
  • v prípade, že kariet je na board-e príliš veľa, odfiltrovať karty na základe menoviek alebo deadlinu („Filter Cards „)
  • na zvýraznenie niektorých kariet je možné použiť nálepky („Stickers“)
  • veľmi užitočné funkcie sa schovávajú v časti „Power-Ups“, kde sa nachádzajô extra funkcie na zefektívnenie práce s board-om. V závislosti od projektu, využívam tieto funkcie
Trello - Power Ups

Trello – Power Ups

    • Kalendár – umožňuje zobraziť karty v „kalendárovom móde“ podľa jednotlivých deadlinov. Ja využívam hlavne možnosť pridania iClendar Feed do môjho privátneho kalendára. To mi umožní synchronizovať zmeny z Trello board-u v mojom privátnom kalendáry (funguje to napr. pre Google Calendar, MS Outlook, Mozilla Thunderbird a iné)

      Trello - Nastavenia kalendára

      Trello – Nastavenia kalendára

    • Card Aging – Zaujímavá funkcionalita, ktorá postupne karty bez žiadnej aktivity stransparentňuje. Takto viem, na ktorých úlohách sa pracuje menej
    • Voting – aktivácia hlasovania v kartách board-u. Ja to využívam napr. na hlasovanie za námety na blogové články. Podľa hlasovania potom upravujem zoznam článkov, ktoré sa chystám napísať prioritne podľa toho, čo by sa chceli čitatelia dozvedieť
  • kliknutím na „More“ v hlavnom menu sa dostaneme do rozšírených nastavení board-u. Nebudem prechádzať všetkým
    Trello - Rozšírené board menu

    Trello – Rozšírené board menu

    • ja využívam hlavne „Labels“, čo sú farebné menovky, ktoré sa priradzujú ku kartám
    • „Email-to-board Settings“, čo je veľmi užitočná funkcionalita, pretože ak sa dohadujem emailom o aktivite, ktorá súvisí s projektom, dávam do kópie aj emailovú adresu z tohto menu. Trello automaticky rozpozná túto emailovú adresu a komunikáciu pridáva do komentárov v karte. Takto môže byť celá konverzácia uložená na jednom mieste spolu aj s úlohami, deadlinami a rozdelenou zodpovednosťou medzi členov tímu

      Trello - Ukážka funkcionality Email-to-board

      Trello – Ukážka funkcionality Email-to-board

Tip: Emailom je možné nastaviť aj „Label“ použitím hashtagu (#labelname, #labelcolour), alebo priradiť aj človeka k danej karte použitím “@” v predmete emailu.

Využívam ešte jedno z nastavení Trella a to viditeľnosť boardu. Board môže byť:

  • Privátny – board ostáva viditeľný iba pre mňa
  • Tímový – board viditeľný pre všetkých členov tímu
  • Verejný – prístupný cez poskytnutý link a dohľadateľný aj cez Google. V tomto prípade, ktokoľvek môže prezerať tento board, ale nemá práva ho editovať. Pre pridávanie nových kariet do takéhoto boardu, môže verejnosť využiť pridávanie cez email, alebo len vtedy, ak sú užívatelia priradení do tímu pre tento board
Trello - Nastavenie viditeľnosti

Trello – Nastavenie viditeľnosti

Karty

Každá karta obsahuje niekoľko možností, ktoré je možné zadefinovať:

  • „Members“ – pridanie členov tímu pre túto kartu
  • „Labels“ – priradenie farebných značiek
  • „Checklist“ – zoznam úloh, ktoré je potrebné vykonať
  • „Due date“ – termín dokedy je potrebné vykonať úlohy na karte
  • „Attachement“ – karta môže obsahovať aj prílohu ako obrázok a rôzne dokumenty, ktoré je možné nahrať buď z počítača, priamo z URL alebo z podporovaného cloudového úložiska (Google Drive, Dropbox, Box, One Drive)
Trello - Definícia parametrov

Trello – Definícia parametrov

Kartu je možné zároveň presunúť do iného listu alebo boardu pomocou akcie „Move“, skopírovať akciou „Copy“ alebo sa aj prihlásiť na odber noviniek aktivít stlačením na „Subscribe“. V tom prípade Trello zašle email alebo notifikáciu o tom, že niečo nové sa udialo. Na karte sa nachádza aj tlačítko „Vote“ na zahlasovanie za túto kartu, len v prípade, ak bola táto funkcia aktivovaná v Power-Ups (viď vyššie). Kartu je možné aj archivovať „Archive“ a to v prípade, že už kartu nie je potrebné naďalej držať v Trello boarde. Ja archivujem karty z listu „Done“ po dobe niekoľkých týždňov od vykonania. V tom prípade sa karta v liste už zobrazovať nebude, ale je možné ju nájsť v archíve board-u (Menu->More->Archived Items).

Notifikácie

Informácie o zmenách a progrese sa zobrazujú v pravej časti obrazovky v menu v časti „Activity“.

Trello - Aktivity na boarde

Trello – Aktivity na boarde

O aktivitách je možné byť notifikovaný buď priamo v Trelle alebo aj na emailovú adresu. Notifikácie v Trelle sa zobrazujú priamo v ikonke notifikácií. V časti „Change Notification Email Frequency, je možné nastaviť ako často sa majú emaily zasielať. Buď periodicky, raz za hodinu, alebo hneď po tom, čo nastala zmena na boarde.

Trello - Nastavenie notifikácií

Trello – Nastavenie notifikácií

Sumár

Trello je veľmi silný nástroj na plánovanie aktivít pre jednotlivca aj väčšie tímy. Na začiatok je možno náročnejší na pochopenie pre začiatočníka. Využívam ho hlavne pre plánovanie svojich projektov alebo aj riadenie projektu tímu ľudí. Všetky aktivity projektu sú prehľadne usporiadané v listoch na board-e. Každá aktivita je zadefinovaná na karte, v ktorej mám automaticky pridanú celú emailovú komunikáciu súvisiacu s danou kartou, priradených zodpovedných ľudí na vykonanie tejto aktivity a podrobný Todo checklist s aktivitami potrebnými na úspešné sfinalizovanie úlohy v karte. Vykonanú úlohu následne preradím do listu „Done“. Všetky termíny mám synchronizované vo svojom kalendáry, čo zjednodušuje plánovanie ďalších aktivít.

Jednoduché a efektívne.

Akčná výzva

Dnešná akcia pozostáva z dvoch úloh pre teba:

  1. Zahlasuj za témy na tento, ktoré ťa zaujímajú
  2. Navrhni tému o ktorej by si potreboval/a vedieť viac

Momentálne plánujem vytvárať články podľa poradia od začiatku listu „To Do“ v mojom Trello boarde. Rozhodol som sa ale, že do tvorby článkov zapojím aj teba. Takto podľa hlasovania upravím poradie tém, ktoré budem zverejňovať. Ako na to?

  1. Klikni na tento verejný odkaz https://trello.com/b/JIOKqhyF/blog-articles s námetmi na články pre tento blog
  2. Prezri si list „To Do“ s námetmi
  3. Ak ešte nemáš vytvorené konto na Trelle, vytvor si ho
    1. Choď na stránku https://trello.com/
    2. Klikni na „Sign up“ tlačítko, ktoré ťa presmeruje na registračný formulár, kde môžeš vytvoriť konto tým, že zadáš svoje meno, email a heslo a stlačíš tlačítko „Create New Account“. Prípadne sa zaregistruj pomocou svojho Google účtu

      Trello - Registračný formulár

      Trello – Registračný formulár

  4. Prihlás sa a zahlasuj za 5 tém, ktoré ťa zaujali podľa názvu.
    1. Otvor kartu s témou, ktorá ťa zaujíma
    2. Klikni na tlačítko „Vote“ (po anglicky znamená „Hlasuj“)

      Trello - Hlasovanie

      Trello – Hlasovanie

  5. Vytvor novú kartu do ktorej napíš názov témy, ktorá by ťa zaujímala. Kartu s návrhom na tvoju tému vytvoríš nasledovne:
    1. zašli email na hribo+sgynjah0se9grryvfc7u@boards.trello.com
    2. do predmetu pridaj názov tak, ako by sa mal zobraziť na karte
    3. do textu emailu napíš čo najdetailnejšie hlavný problém a dôvod prečo ťa táto téma zaujíma

 

Napíš mi do komentárov ako sa ti páčil tento článok. Či bol pre teba užitočný a prípadne či je niečo čomu by som mal vysvetliť detailnejšie.

Komentáre
  1. Ladislav Rydzyk píše:

    Po niekoľkých vasich postrehoch a otázkach, som doplnil článok o „Notifikácie“ a možnosti ako je možné pridať kartu na verejný board aj bez toho, aby užívateľ bol zaregistrovaný v Trelle.

  2. Romi píše:

    Dakujem za tip. Zatial nic nepotrebujem planovat, ale ked to raz nahodou pride, skusim to s Trellom. Kedze budem mat poruke aj navod na pouzitie… 😀

  3. marianna halasova hovancova píše:

    Je dobre rozsirovat si obzory aj pre mamicky na materskej 🙂 a ked to jedna taka a este aj blondata pochopila, napisal si to ozaj „polopatisticky“.

Pridať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Vaše osobní údaje budou použity pouze pro účely zpracování tohoto komentáře.